Caso de Estudio

Desarrollo Dashboard para Administración de Proyectos para Eventos de Representantes médicos

Antecedente:

El cliente no tenía visibilidad acerca del progreso de todos los proyectos los cuales se integran de 5 etapas criticas ejecutadas por 8 equipos diferentes, a su vez no se contaba con la información del Gasto por evento, derivando en las siguientes condiciones no deseadas:

• No existía un control integral del status de todos los proyectos en progreso, ocasionando incumplimiento en las fechas de entrega / finalización

• No era posible identificar la causa raíz de retrasos o cuello de botella de las actividades de todos los proyectos, debido a que las múltiples tareas predecesoras no habían sido iniciadas o completadas

• El gasto por evento sobrepasaba el presupuesto asignado para cada proyecto

• El nivel de satisfacción por cliente no era visible en un sola fuente para poder determinar la condición actual

¿Como Intervino Bincorp?

Implementamos un Dashboard en Power BI para gestionar todas las actividades por Fase y para monitorear los elementos más críticos de los proyectos, el cual comprende lo siguiente:

Creación de Base de Datos

Para incluir todas las actividades por tipo de proyecto, estableciendo la relación entre tareas predecesoras y sucesoras para poder definir la dependencia de las mismas, asignando responsables y tiempos de ejecución

Y otras bases de datos para incluir el Presupuesto por proyecto, Unidad de Negocio para su segregación

Desarrollo Dashboard

Integración de “Proyect” para monitorear el progreso de todas las actividades y visualizar posibles retrasos que impactaran el desarrollo de las tareas sucesoras, considerando fechas de termino requeridas, responsable de la tarea.

Desarrollo de 6 diferentes vistas donde se muestra:

• Nivel de Satisfacción

• Proyectos por Área

• Proyectos por tipo

• Revisión de Gastos vs Presupuesto

• Reconciliaciones Generales

• Tracker para la visualización del avance General de todos los Proyectos y el status de tareas Iniciadas, No iniciadas, On Track y Vencidas

Capacitación Administración Dashboard

En Power BI para la correcta transformación y carga de información para la actualización de todos los visuales, se genero a su vez un procedimiento normalizado de operación para asegurar la sostenibilidad del Proceso.

Impacto al Negocio

1. Administración Integral y Monitoreo de todos los Proyectos Corporativos a través de una sola fuente de información

2. Anticipar los riesgos de manera oportuna relacionados a tareas predecesoras no iniciadas o completadas en tiempo que tendrán impacto en el desarrollo de tareas sucesoras

3. Control mas eficiente de todos los gastos incurridos por proyecto y monitorear posibles desviaciones contra el presupuesto asignado

4. Evaluación el desempeño de todas las areas ejecutoras para identificar aquellas que han provocado retrasos recurrentes o cuellos de botella en la operación

5. Se Incremento el Nivel de Satisfacción de los clientes en un 60% debido a los planes de acción de mitigación de riesgos